|
หนังสือแจ้งขอปรับเปลี่ยนการใช้งานเครื่องพิมพ์หลัก และ เครื่องพิมพ์รอง
เนื่องจากทางหรรษา สมุย ไม่ได้ต่อสัญญาเครื่องพิมพ์จำนวน 3 เครื่อง และทางเจ้าหน้าที่ของเครื่องพิมพ์ได้แจ้งว่าจะเข้ามายกเครื่องที่หมดสัญญากลับ ในวันพุธที่ 3 มีนาคม 2564 ดังนั้นทางไอทีจึงได้ดำเนินการปรับปรุงเครื่องพิมพ์ใหม่ ซึ่งทางไอทีจะต้องนำเครื่องพิมพ์ในห้องฝ่ายรับจองห้องพักมาใช้งานแทนเครื่องเดิมที่หมดสัญญา แต่กลับพบปัญหาในการล็อครหัสพิพม์เนื่องจากเครื่องรุ่นนี้มีความจุในการเก็บข้อมูลน้อย ทำให้พนักงานมีปัญหาในการสั่งพิมพ์มายังเครื่องพิมพ์พร้อมๆ กันหลายคน และจากที่ทางไอทีได้ทดลองให้พนักงานได้ทดลองใช้งานมาซักระยะหนี่งแล้ว ก็พบปัญหาในการสั่งพิมพ์มาที่เครื่องนี้พร้อมๆ กัน ซึ่งคนที่สั่งมาเป็นคิวหลังๆ เอกสารจะไม่ยอมเข้ามาที่เครื่องพิมพ์ เนื่องจากพื้นที่เก็บข้อมูลเต็มนั่นเอง
และเครื่องพิมพ์เครื่องหลักของเรานั้นจะมีข้อจำกัดที่ตัวเครื่องนี้สามารถสั่งพิมพ์ได้แต่ขาว-ดำ เท่านั้น จะไม่สามารถสั่งพิมพ์สีได้ แต่บางแผนก ยังมีความจำเป็นที่จะต้องสั่งพิมพ์สี ทางไอทีเลยต้องนำเครื่องพิมพ์เครื่องนี้มาติดตั้งคู่กับเครื่องหลัก เพื่อให้บางแผนกที่ต้องการใช้ สามารถที่จะสั่งพิมพ์สีได้
ชื่อเครื่อง: MainPinter@FrontOfITRoom
เครื่องพิมพ์: Ricoh IM 2702
คุณสมบัติ: Print/Copy/Scan (Email & Folder) แต่จะได้เพียง ขาว-ดำ เท่านั้น ไม่สามารถใช้เป็นสีได้
* ถ้าเอกสารใดไม่มีความจำเป็นในการสั่งพิมพ์ลงกระดาษ ขอความร่วมมือพนักงานทุกท่านให้เก็บเป็นไฟล์เอกสารอิเล็คทรอนิกส์ (E-Document) แทน ให้ใช้งานเครื่องพิมพ์เฉพาะที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น เพื่อที่จะช่วยกันประหยัดกระดาษ และ ช่วยกันประหยัดค่าสั่งพิมพ์ *
ดังนั้นทางไอทีจึงต้องวางแนวทางในการใช้งานเครื่องพิมพ์ เครื่องนี้ใหม่ ดังต่อไปนี้
1. ทางไอทีจะดำเนินการปลดล็อครหัสผ่านเวลาสั่งพิมพ์ (เฉพาะบางเครื่อง) กล่าวคือหากพนักงานสั่งพิมพ์มาที่เครื่องพิมพ์ ก็จะสั่งพิมพ์ลงกระดาษในทันทีโดยไม่ต้องใส่รหัสที่เครื่องพิมพ์ วิธีนี้จะไม่ทำให้เปลืองพื้นที่ความจุในเครื่องพิมพ์
โดยเบื้องต้นจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะปลดรหัสล็อคพิมพ์ ดังนี้
1.1 เครื่องคอมพิวเตอร์ของทางหัวหน้าฝ่ายบัญชี
1.2 เครื่องคอมพิวเตอร์ของทางจัดซื้อ
1.3 เครื่องคอมพิวเตอร์ของทางสโตร์
ในเบื้องต้นทางไอทีจะปลดล็อคให้ทั้ง 3 เครื่องนี้ก่อน ส่วนเครื่องอื่นๆ ยังต้องล็อครหัส แต่ถ้าหากแผนกไหนยังพบปัญหาในการใช้งาน ก็ให้แจ้งมายังไอที ทางไอทีจะพิจารณาดำเนินการปลดล็อครหัสให้เป็นรายเครื่อง
2. พนักงานที่สั่งพิมพ์มา จะต้องนำกระดาษมาเติมที่เครื่องพิมพ์ด้วย (เพราะราคาคอสของกระดาษจะแยกของแต่ละแผนก) ดังนั้นทางไอทีจะไม่สามารถที่จะนำกระดาษมาเติมให้ได้ตลอดทุกครั้ง
3. ใช้งานเครื่องพิมพ์เฉพาะที่จำเป็นจริงๆ
ชื่อเครื่อง: Pinter@FrontOfFORoom(Color)
เครื่องพิมพ์: Ricoh P C600
คุณสมบัติ: สามารถสั่งพิมพ์สี และ ขาว-ดำ ได้ เท่านั้น
* ถ้าเอกสารใดไม่มีความจำเป็นในการสั่งพิมพ์ลงกระดาษ ขอความร่วมมือพนักงานทุกท่านให้เก็บเป็นไฟล์เอกสารอิเล็คทรอนิกส์ (E-Document) แทน ให้ใช้งานเครื่องพิมพ์เฉพาะที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น เพื่อที่จะช่วยกันประหยัดกระดาษ และ ช่วยกันประหยัดค่าสั่งพิมพ์ *
ดังนั้นทางไอทีจึงต้องวางแนวทางในการใช้งานเครื่องพิมพ์ เครื่องนี้ใหม่ ดังต่อไปนี้
1. เครื่องพิมพ์เครื่องนี้จะติดตั้งไว้เพื่อช่วยแก้ไขข้อจำกัดของเครื่องพิมพ์เครื่องหลักที่ไม่สามารถสั่งพิมพ์สีได้ แต่บางแผนก ยังมีความจำเป็นที่จะต้องสั่งพิมพ์สี ทางไอทีเลยต้องนำเครื่องพิมพ์เครื่องนี้มาติดตั้งคู่กับเครื่องหลัก เพื่อให้บางแผนกที่ต้องการใช้ สามารถที่จะสั่งพิมพ์สีได้
2. เครื่องพิมพ์เครื่องนี้จะไม่สามารถล็อครหัสการพิมพ์ได้เลย ดังนั้นหากพนักงานมีการสั่งพิมพ์งานออกมาที่เครื่องนี้ ตัวเครื่องก็จะสั่งพิมพ์ลงกระดาษในทันที
3. พนักงานที่สั่งพิมพ์มา จะต้องนำกระดาษมาเติมที่เครื่องพิมพ์ด้วย (เพราะราคาคอสของกระดาษจะแยกของแต่ละแผนก) ดังนั้นทางไอทีจะไม่สามารถที่จะนำกระดาษมาเติมให้ได้ตลอดทุกครั้ง
4. ใช้งานเครื่องพิมพ์เฉพาะที่จำเป็นจริงๆ
ทางฝ่ายไอทีต้องขออภัยในความไม่สะดวกในการใช้งานเครื่องพิมพ์ในครั้งนี้ แต่ก็จะพยายามจัดสรร และ แก้ไข ปัญหาการใช้งาน ให้พนักงานทุกท่านสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่นที่สุด
ซึ่งสามารถดูรายละเอียด ตามเอกสารไฟล์แนบ ด้านล่าง
นายทวินันท์ วิริยะนานนท์
ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
ลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2564
|
